Ada peningkatan dalam perjalanan bisnis sekali lagi. Menurut Statista, hal ini akan meningkat sebesar 38% pada tahun 2022 dan pulih sepenuhnya pada tahun 2024. Hal ini tidak terlepas dari fakta bahwa pertemuan tatap muka memiliki tingkat keberhasilan yang lebih besar, menurut temuan Skift.
Sebagai manajer perjalanan, Anda harus menganggarkan biaya perjalanan bisnis dengan tetap mempertimbangkan kebutuhan perusahaan dan staf. Anggaran perjalanan bisnis Anda perlu menyeimbangkan antara menjaga keuangan perusahaan dan mengoptimalkan laba atas investasi dengan menyediakan uang yang cukup untuk penerbangan, penginapan, dan layanan lain yang dibutuhkan karyawan agar mereka merasa nyaman.
Oleh karena itu, artikel berikut ini akan membantu Anda menetapkan anggaran untuk perjalanan bisnis agar Anda dapat memaksimalkan laba atas investasi dan menjaga kepuasan karyawan.
Berapa Biaya Perjalanan Bisnis?
Lama dan tujuan perjalanan bisnis dapat secara signifikan mempengaruhi biaya keseluruhan. Membuat anggaran yang memadai termasuk mengetahui jenis perjalanan yang dibutuhkan perusahaan Anda.
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan saat memperkirakan biaya perjalanan ke Indonesia. Menurut Trip.com, biaya penerbangan ke Indonesia bisa berkisar antara $500 hingga $1500 untuk tiket pulang pergi, tergantung maskapai dan musimnya. Biaya penginapan juga bervariasi; meskipun hotel-hotel mewah bisa mencapai $300 per malam, hotel dan hostel murah bisa mulai dari $10. Dalam hal transit, Indonesia memiliki jaringan transportasi umum yang luas dan efektif yang mencakup kereta api dan kereta bawah tanah. Pilihan transportasi ini menyediakan tiket sekali jalan dengan kisaran harga mulai dari $0.50 hingga $5.
Sangat penting untuk mempersiapkan diri lebih awal dan melakukan analisis biaya dan aktivitas untuk menyusun anggaran yang sesuai dengan kebutuhan Anda. Anda dapat menikmati perjalanan yang luar biasa ke Indonesia tanpa melebihi anggaran jika Anda merencanakannya dengan bijak dan mengawasi pengeluaran Anda!
Bagaimana Seharusnya Anggaran Perjalanan Bisnis Dibuat?
Seorang manajer perjalanan dapat mengembangkan rencana anggaran perjalanan bisnis dengan mempertimbangkan kebutuhan staf dan organisasi. Untuk memaksimalkan keuntungan dari setiap perjalanan bisnis, anggaran perjalanan Anda tidak hanya harus memperhitungkan biaya pesawat dan penginapan yang nyaman bagi staf, tetapi juga menjunjung tinggi kebijakan perjalanan perusahaan.
Cari Opsi untuk Mengurangi Biaya
Setelah Anda membandingkan biaya perjalanan Anda dan menentukan berapa banyak yang dapat Anda keluarkan untuk perjalanan bisnis, Anda perlu mencari cara untuk mengurangi biaya perjalanan. Berikut ini beberapa cara umum untuk memangkas biaya saat bepergian:
- Pemesanan Jauh-jauh Hari: Memesan perjalanan Anda jauh-jauh hari akan membantu Anda menghemat biaya penginapan dan tiket pesawat. Oleh karena itu, Anda harus berusaha semaksimal mungkin untuk menjaga jarak waktu yang sesuai antara tanggal rencana perjalanan Anda dan pemesanan Anda.
- Transportasi umum: Mobil sewaan dan taksi terkadang mahal, terutama saat bepergian jarak jauh. Oleh karena itu, Anda harus memotivasi staf Anda untuk menggunakan transportasi umum, seperti bus, kereta api, dan kereta bawah tanah.
- Perangkat Lunak Manajemen Perjalanan: Menggunakan situs web pihak ketiga untuk memesan hotel dan penerbangan mungkin cukup memakan waktu dan tidak selalu menghasilkan penawaran terbaik. Untuk pemesanan terpusat, opsi ekonomis, dan administrasi perjalanan yang lancar, pertimbangkan untuk berinvestasi dalam perangkat lunak manajemen perjalanan perusahaan.
Menetapkan Tolok Ukur Pengeluaran
Setelah meninjau karakteristik dasar pemesanan, Anda perlu membuat tolok ukur pengeluaran Anda. Menetapkan batas yang wajar atas jumlah yang harus Anda keluarkan untuk perjalanan bisnis dikenal sebagai pembandingan pengeluaran. Dengan memeriksa data perjalanan historis dan membandingkannya dengan pola industri saat ini, Anda dapat menetapkan garis dasar untuk pengeluaran perjalanan Anda. Saat memeriksa pola perjalanan historis, perhatikan hal-hal berikut ini:
- Berapa lama perjalanan bisnis biasanya berlangsung
- Preferensi untuk hotel dan penerbangan
- Biaya rata-rata untuk kebutuhan hidup (makanan dan minuman)
- Jenis asuransi perjalanan
- Biaya Tambahan (Visa, pemeriksaan awal TSA)
Untuk menentukan berapa banyak yang akan Anda keluarkan untuk perjalanan bisnis, Anda harus terlebih dahulu menganalisis biaya rata-rata dari karakteristik ini dan kemudian membandingkannya dengan standar industri saat ini.
Menyediakan untuk Keadaan Darurat
Karyawan Anda menghadapi berbagai ketidakpastian saat mereka melakukan perjalanan untuk bekerja. Misalnya, ketika sampai di tempat tujuan, mereka bisa saja mengalami keadaan darurat medis atau terjebak dalam gangguan sosial. Anda perlu menyiapkan anggaran perjalanan bisnis yang fleksibel yang memungkinkan reservasi di menit-menit terakhir, pembatalan, dan penjadwalan ulang dalam kasus-kasus seperti ini.
Bacalah Panduan untuk Kebijakan Perjalanan Anda
Langkah pertama dalam menyusun anggaran perjalanan perusahaan adalah berkonsultasi dengan panduan kebijakan perjalanan Anda untuk menentukan dasar-dasar parameter pemesanan untuk berbagai anggota staf. Sebagai contoh, kebijakan perjalanan Anda mungkin memiliki aturan yang berbeda untuk manajer tingkat menengah dan eksekutif. Untuk karyawan level C, Anda mungkin perlu memesan hotel bintang 5 dan kelas bisnis, sementara manajer level menengah mungkin lebih baik dengan hotel bintang 3 dan kelas ekonomi. Oleh karena itu, tinjau persyaratan kebijakan sebelum membuat anggaran perjalanan bisnis Anda.
Baca selengkapnya: 11 Hal Penting dalam Perjalanan Bisnis: Apa yang Harus Dikemas dan Dipersiapkan sebagai Profesional
Bagaimana Cara Menghitung Biaya Perjalanan?
Jadi, bagaimana rincian biaya rata-rata ini berdasarkan pengeluaran individu? Biasanya, perencanaan perjalanan bisnis mencakup empat pengeluaran utama:
- Terbang
- Perumahan
- Pemindahan tanah
- Uang saku harian untuk makan dan biaya lain seperti parkir
Menetapkan kriteria yang tepat dan menggunakan algoritme yang dapat menggabungkan harga pasar saat ini dengan parameter tersebut adalah pendekatan terbaik untuk memperkirakan anggaran perjalanan. Tiket kelas bisnis atau hotel kelas satu mungkin lebih disukai oleh perusahaan yang menyelenggarakan perjalanan untuk personel senior. Anda dapat mendasarkan uang saku harian Anda pada norma General Services Administration (GSA) di Amerika Serikat, atau Anda dapat menawarkan uang saku yang lebih tinggi kepada pelancong reguler sebagai bentuk penghargaan.
Dengan kata lain, lebih detaillah tentang jenis pengaturan yang cocok untuk perjalanan bisnis pada umumnya. Perusahaan akan memiliki kebutuhan yang bervariasi tergantung di mana mereka berada dalam program perjalanan mereka. Gunakan harga pasar saat ini untuk mendapatkan perkiraan biaya yang paling akurat setelah Anda mengetahui apa yang terbaik untuk Anda.
Apa Saja yang Harus Dimasukkan dalam Anggaran Perjalanan Bisnis?
Anda perlu memperhitungkan semua biaya perjalanan bisnis Anda saat membuat anggaran perjalanan secara menyeluruh. Biaya yang dikeluarkan karyawan saat melakukan perjalanan untuk bekerja demi mencapai tujuan bisnis dikenal sebagai biaya perjalanan bisnis. Perusahaan memiliki kebijakan yang berbeda mengenai apa yang akan dan tidak akan mereka ganti untuk biaya perjalanan bisnis. Namun, saat membuat anggaran perjalanan bisnis Anda, umumnya Anda harus menyertakan biaya-biaya berikut ini:
Transportasi
Biaya yang dibayarkan karyawan untuk penerbangan atau kereta api ketika mereka melakukan perjalanan untuk bekerja sudah termasuk dalam biaya transportasi mereka. Biaya ini juga mencakup biaya transportasi mereka dari tempat penginapan ke lokasi rapat. Oleh karena itu, Anda perlu memperhitungkan biaya pesawat, kereta api, dan taksi saat menghitung berapa biaya transportasi untuk perjalanan bisnis.
Di sisi lain, staf mungkin sesekali menggunakan mobil mereka untuk perjalanan bisnis yang lebih singkat. Dalam situasi ini, Anda harus memperhitungkan harga bensin, parkir, dan perawatan saat membuat anggaran perjalanan bisnis. Anda dapat membuat pedoman kebijakan terpisah dalam anggaran perjalanan bisnis perusahaan Anda, atau Anda dapat mengganti biaya-biaya ini berdasarkan tarif jarak tempuh standar tahunan.
Akomodasi
Saat memesan akomodasi untuk staf yang akan menginap selama perjalanan bisnis, ada biaya yang harus dikeluarkan. Pengeluaran ini mencapai 30-50% dari total biaya perjalanan. Oleh karena itu, biaya ini merupakan bagian yang cukup besar dari anggaran perjalanan bisnis Anda.
Anda juga perlu memperhitungkan jumlah total uang yang mungkin dihabiskan karyawan Anda setiap tahun untuk penginapan perjalanan bisnis di motel, resor, penginapan, atau lokasi komersial lainnya. Anda tidak diwajibkan untuk menyertakan klausul apa pun tentang akomodasi pribadi.
Makanan dan Minuman
Minuman dan makanan diperlukan agar anggota staf tetap terhidrasi saat bepergian untuk bekerja. Selain itu, terkadang staf Anda mungkin perlu menyajikan makan siang atau makan malam kepada klien sebagai bagian dari tugas pekerjaan mereka. Biaya ini terkadang disebut sebagai biaya hidup. Biaya penuh untuk biaya subsisten perjalanan adalah tanggung jawab Anda selama:
- Biaya ditanggung oleh staf Anda saat melakukan perjalanan bisnis.
- Biayanya pun tidak terlalu mahal.
- Selama makan, rekan bisnis atau karyawan Anda ada di sana.
Anda dapat menetapkan batas per diem dalam anggaran perjalanan bisnis Anda dan menghitung perkiraan uang makan harian untuk staf Anda. Sebagai alternatif, Anda dapat memberikan instruksi kepada staf Anda untuk mengumpulkan semua struk makan dan menyerahkannya untuk penggantian biaya setelah perjalanan. Saat membuat anggaran perjalanan bisnis Anda, jangan lupa untuk memperhitungkan jumlah maksimum untuk makanan, dan beritahukan juga kepada staf Anda, untuk mencegah pengeluaran yang berlebihan.
Biaya Tak Terduga
Biaya tambahan yang harus ditanggung oleh karyawan saat menggunakan layanan saat bepergian untuk bekerja dikenal sebagai biaya tak terduga. Biaya ini ditanggung oleh karyawan sebagai tambahan dari biaya layanan utama. Misalnya, jika pemberian tip diharapkan sesuai dengan kebiasaan restoran yang mereka kunjungi, maka karyawan mungkin diminta untuk melakukannya. Dalam hal ini, biaya makan malam dianggap sebagai biaya hidup, dan gratifikasi diklasifikasikan sebagai biaya tak terduga.
Hindari 3 Kesalahan Perjalanan Bisnis Ini
Taruh Lebih Sedikit Uang
Apa biaya terbesar yang dikeluarkan oleh perusahaan ketika melakukan perjalanan bisnis? Biaya makan mencapai lebih dari 20% dari rata-rata pengeluaran perjalanan bisnis, melebihi biaya tiket pesawat, penginapan, dan penyewaan kendaraan. Mengurangi tarif harian Anda atau menyesuaikannya untuk lokasi yang lebih mahal dibandingkan lokasi yang lebih murah dapat bermanfaat.
Hal ini juga berlaku untuk merevisi kebijakan perjalanan Anda agar lebih tegas dalam menentukan kapan waktu yang tepat untuk menjamu pelanggan atau mitra bisnis, mengizinkan staf membeli alkohol, dan hal-hal serupa lainnya. Jika anggota staf tinggal di apartemen, Anda mungkin juga perlu memantau pembelian bahan makanan mereka dan membuat perbedaan antara biaya bahan makanan dan biaya makan per hari.
Mengabaikan Pajak Tiket Pesawat
Salah satu kesalahan umum yang dilakukan oleh para pelancong dan manajer perjalanan bisnis adalah mencari tarif penerbangan di situs web agregator perjalanan, namun tidak memperhatikan penambahan pajak pada total biaya. Lebih dari 25% dari biaya dapat ditanggung oleh pajak penjualan dan pajak lainnya! Anda berisiko melebihi anggaran Anda jika Anda telah menentukan berapa harga tiket dengan nilai nominalnya.
Membayar lebih untuk sebuah hotel
Saat mencoba menghemat biaya perjalanan, tiket pesawat mungkin tampak seperti pos pengeluaran terbesar yang harus diperhatikan. Meskipun tiket pesawat biasanya lebih mahal daripada menginap di hotel untuk satu malam, biaya hotel mungkin akan bertambah lebih banyak. Memberi penghargaan kepada tamu yang menginap di bawah anggaran adalah cara sederhana untuk mengajak mereka ikut serta dalam memotong biaya hotel. Program hadiah perjalanan adalah cara yang bagus untuk mendorong anggota staf agar berusaha lebih keras dalam mencari solusi yang terjangkau.
Ingatlah untuk memperhatikan biaya resor harian dan pajak hotel juga, karena hal ini dapat secara tidak sengaja membuat wisatawan Anda melebihi anggaran, terutama jika tarif per malam dibayar di muka dan biaya resor dinilai pada saat check-out.
Baca selengkapnya: Ketahui Kiat Business Trip yang Sukses: Panduan Lengkap dan Tips Efektif
5 Tips Membuat Anggaran untuk Perjalanan Bisnis
Anda harus memastikan bahwa pengeluaran untuk perjalanan bisnis sesuai dengan tujuan, kebutuhan, dan keuntungan perusahaan saat membuat anggaran. Kami sarankan untuk melakukan tindakan berikut ini untuk mempermudah:
Tetapkan Anggaran yang Masuk Akal untuk Perusahaan Anda
Mengetahui berapa banyak yang dapat Anda keluarkan untuk perjalanan bisnis tanpa mengorbankan kebutuhan lain seperti sewa dan gaji adalah langkah pertama. Untuk menentukan biaya perjalanan yang wajar jika perjalanan bisnis untuk perusahaan Anda mulai meningkat lagi, ada baiknya Anda melihat tren perjalanan sebelumnya, seperti:
- Durasi rata-rata kunjungan
- Travel
- Transportasi darat dan transfer
- biaya makan
- Akomodasi dan hiburan
- biaya konferensi
- Visa
- Cakupan
Dari sini, Anda dapat mulai memperkirakan biaya perjalanan bisnis biasa dan menentukan jenis anggaran yang masuk akal dengan mempertimbangkan kebutuhan perjalanan Anda saat ini dan tujuan perusahaan di masa depan. Pada akhirnya, setiap biaya yang Anda keluarkan untuk perjalanan bisnis harus dipertimbangkan dengan kemungkinan pengembalian investasi bagi perusahaan Anda.
Mempertimbangkan Pengaruh Eksternal dan Musiman
Apakah ada periode tertentu dalam setahun ketika bisnis sangat sibuk untuk organisasi Anda? Selama waktu-waktu tertentu dalam setahun, apakah anggota C-Suite atau tim pengembangan bisnis Anda menghadiri lebih banyak konferensi dan acara jaringan? Anggaran perjalanan perusahaan Anda harus mempertimbangkan semua hal ini.
Sangat penting untuk mempertimbangkan variabel eksogen tambahan yang dapat mempengaruhi alokasi dana untuk perjalanan bisnis, seperti meningkatnya inflasi.
Carilah metode untuk Memangkas Biaya
Ada banyak strategi praktis untuk memangkas pengeluaran dan memaksimalkan anggaran liburan Anda. Beberapa di antaranya adalah:
- Pemesanan jauh-jauh hari: Cobalah untuk menjadwalkan perjalanan Anda jauh-jauh hari, meskipun pembatalan di menit-menit terakhir terkadang tidak dapat dihindari. Anda bisa mendapatkan keuntungan dari diskon pemesanan lebih awal untuk penerbangan, tarif hotel termurah, dan banyak lagi.
- Mendorong anggota staf untuk pergi ke kantor dengan berjalan kaki alih-alih menyewa mobil atau memanggil taksi dengan menggunakan transportasi umum seperti bus, trem, dan kereta api.
- Menggunakan aplikasi manajemen perjalanan untuk memesan perjalanan Anda: Hemat waktu dan uang dengan menggunakan platform manajemen perjalanan seperti TravelPerk, yang memungkinkan Anda memesan perjalanan bisnis Anda di satu lokasi dan menawarkan harga hotel yang kompetitif serta inventaris penerbangan terbesar di industri ini.
- Beli tiket fleksibel jika ada karyawan yang sakit, mogok kerja, atau rapat yang dibatalkan. Sebagai orang yang bertanggung jawab mengawasi anggaran perjalanan bisnis untuk organisasi Anda, ada beberapa faktor yang tidak dapat Anda kendalikan. Oleh karena itu, pastikan untuk menyertakan alternatif pemesanan yang fleksibel sehingga Anda bisa mendapatkan uang Anda kembali jika terjadi sesuatu yang tidak terduga.
Sediakan Kebijakan yang Jelas untuk Perjalanan Bisnis dan Beritahukan kepada Staf
Setelah Anda menentukan strategi penghematan biaya dan anggaran yang masuk akal untuk perusahaan Anda, sangat penting untuk memastikan bahwa semua orang setuju. Kami tentu saja setuju bahwa perjalanan bisnis dipandang sebagai manfaat oleh banyak karyawan! Namun, mengendalikan pengeluaran sangatlah penting, terutama untuk bisnis kecil.
Memiliki kebijakan perjalanan perusahaan yang mudah diakses dan tidak ambigu adalah pendekatan terbaik untuk melakukan hal ini. Kebijakan perjalanan biasanya mencakup instruksi tentang cara memesan, jenis pengeluaran apa yang harus dicatat, berapa banyak yang harus dibelanjakan, dan-yang terpenting-barang apa saja yang dapat diganti dan yang tidak. Hal ini menjamin bahwa anggota staf mengetahui biaya-biaya yang dapat dikurangkan dari biaya perjalanan bisnis mereka.
Lakukan penyesuaian terhadap anggaran Anda
Meskipun membuat anggaran sangat penting bagi perusahaan Anda, jangan lupa untuk memperhitungkan pengeluaran tak terduga. Anggaran perjalanan perusahaan Anda harus cukup fleksibel untuk menutupi kejadian tak terduga seperti keadaan darurat atau insidental. Untuk alasan ini, saat memperkirakan biaya perjalanan bisnis Anda, Anda harus selalu memperhitungkan margin kesalahan.
Kesimpulan
Anggaran yang komprehensif untuk perjalanan bisnis memiliki tujuan lebih dari sekadar rencana keuangan. Anggaran ini berfungsi sebagai alat yang memberdayakan para profesional untuk mengambil keputusan yang tepat, mengantisipasi potensi hambatan, dan memaksimalkan nilai investasi perjalanan mereka. Ketika kami mempelajari aspek dan tren yang memengaruhi perjalanan bisnis tahun ini, menjadi jelas bahwa kemajuan teknologi, fluktuasi, dan prioritas perusahaan yang terus berkembang, semuanya berperan dalam membentuk lanskap.
Sebagai contoh, berkembangnya alat bantu memberikan kemampuan bagi bisnis untuk melacak pengeluaran, menganalisis data secara real-time, dan melakukan penyesuaian yang diperlukan agar tetap sesuai target sekaligus menghindari biaya tak terduga. Selain itu, tren global seperti perjalanan dan dinamika pekerjaan yang terus berubah telah mendefinisikan ulang apa yang dimaksud dengan perjalanan bisnis.
Demikianlah pembahasan kami mengenai anggaran perjalanan bisnis untuk tahun 2023. Karena dunia bisnis terus berkembang, tetap terinformasi dan mudah beradaptasi adalah kuncinya. Jika Anda merasa wawasan ini bermanfaat dan ingin menjelajahi lebih banyak topik yang dapat memberdayakan keputusan bisnis Anda, kami mengundang Anda untuk menggali lebih dalam. Kunjungi di sini untuk membaca lebih banyak blog kami yang penuh wawasan dan tetaplah menjadi yang terdepan di dunia korporat.
